Det var egentlig et banalt spørgsmål fra min kone, der satte mig i gang med at undersøge, om jeg kunne give drengene en ekstra oplevelse i forbindelse med den håndboldturnering for 12 til 14-årige, som vores håndboldklub er inviteret til i Warszawa næste sommer.
Fra bus til fly – en ny mulighed
Da jeg fortalte hende om, at jeg som træner skulle have holdet med til den polske hovedstad, spurgte hun ganske naturligt, hvordan vi så kommer derned. Jeg havde på det tidspunkt aldrig tænkt på andet end at engagere med en turistbus, som skulle køre os derned, men hendes spørgsmål fik mig til at spekulere på, om jeg kunne sætte et ekstra krydderi på rejsen ved at lade drengene flyve til Warszawa.
Forberedelse og prissammenligninger
Først undersøgte jeg grundigt, hvad det vil koste at køre i turistbus, så jeg havde noget konkret at gå ud fra. Et sådant buskørsel har åbenlyse fordele – det er logistisk enkelt, og hele holdet ses hele tiden – men transporttiden fra Danmark til Polen er betydelig, og drengene ville miste værdifuld tid. Med det i betragtning begyndte jeg at undersøge, om man kan finde nogle tilpas billige flybilletter til Warszawa i den pågældende periode.
Det var vigtig at få en præcis basis for sammenligningen. Jeg beregnede udgifterne for både bus og fly – ikke blot selve transporten, men også overnattings- og logistiktimer. Denne dybdegående analyse skulle vise sig afgørende for at kunne dokumentere, at flyrejsen faktisk var praktisk mulig inden for klubbens budget.
Budget airlines og planlægning
Der er flere budgetflyselskaber, der flyver mellem København og Warszawa, og priserne kan variere betydeligt afhængigt af bookingstidspunkt og valgte dato. Det er således helt sikkert ikke dem alle sammen, der har prøvet at flyve før, så det vil være en unik oplevelse for flere af drengene at komme op i luften første gang. At kunne tilbyde det på en behandlinger turne gør oplevelsen endnu mere meningsfyldt.
Under mine undersøgelser lærte jeg også, at timing betyder meget. Hvis man planlegger gruppeflyrejser, bør man booke så tidligt som muligt – i mit tilfælde havde jeg fordelen af at kunne samarbejde direkte med flyselskabet om grupperabatter. Herudover er valget af ugedag vigtig: flypriser er typisk lavere på hverdage end weekender, hvilket gav os mulighed for at justere turneringsskemaet en smule for at spare penge.
Rabatforhandlinger med flyselskabet
Jeg er nu nået så langt i mine undersøgelser, at jeg har opnået en rabat hos flyselskabet, som gør det hele betydeligt mere overkommeligt. Vi er nu nede på, at den samlede merpris ved at flyve – altså forskellen mellem flyrejsen og den oprindelige busbooking – kommer et pænt stykke under 10.000 kroner for hele holdet på 14 personer. Med den rabat i lommen regner jeg bestemt med, at vi kan finde sponsorer, der vil skyde sådan et beløb i projektet.
Sponsoring og økonomisk gennemførsel
At arrangere en gruppeflyrejse for et juniorhold kræver både omtanke og økonomisk kreativitet. I mange tilfælde kan det være nemmere at finde virksomheder, der gerne vil sponsorere en oplevelse som flyvning, end at finansiere lange busture. Sponsorer nyder ofte at være forbundet med noget aktivt og mindeværdigt, og et fly-eventyret til Warszawa appellerer til det perspektiv.
Den samlede meromkostning under 10.000 kroner for hele holdet betyder, at det nu er realistisk at præsentere projektet for potentielle sponsorer. Det er en håndterlig sum, der kan omsættes til konkrete virksomhedspakker eller flere mindre donationer.
Næste skridt
Med en konkret prisberegning og en rabataftale i hånden kan jeg nu begynde at udarbejde en sponsorpakke og kontakte relevante virksomheder i området. Kombinationen af en sportsbegivenhed, en international dimension og en unik transportoplevelse gør det til en attraktiv proposition for virksomheder, der ønsker at skyde ind i ungdomsidrætsfremme.